文件纸销毁包括企业以往的重要办公文件、文件销毁、档案销毁、合同销毁、凭证销毁、单据销毁、图纸销毁文稿销毁等等,纸质文件蕴含企业商业的秘密,需要*销毁处理。
通常文件销毁、文档销毁、档案销毁等纸质资料销毁有三种方法:
1、机械粉碎;
2、熔浆再生;
3、焚烧处理:采用的焚烧炉对资料进行焚烧(城区禁止随意在空地进行焚烧),适用于任何条件的涉密文件、保密资料、机密档案的销毁;
4、机械粉碎:采用粉碎机械进行粉碎,纸质文档变成纸条或者成小碎片。对于小批量的资料可以采取自己机械粉碎,保证信息不外流;
5、熔浆再生:将废旧的纸再次熔为纸浆,再造新纸,对于一般的书籍,报纸,纸板等不含涉密信息的资料、文件、文档、档案适用。
文件纸销毁需要遵循原则如下:
1、适中原则:平衡销毁成本和销毁效果,可采用适中的机密文件销毁方式,比如,使用经过国家保密局认证的销毁设备,对公司含有、存有涉密、重要信息的纸质文件,进行粉碎货熔浆销毁处理,确保信息无法恢复;
2、合规原则:对于单位内部的秘密信息或敏感信息,则应遵循相关的行业规定与部门规定;
3、记录原则:机密文件销毁应保留并管理销毁记录,哪些介质,在什么时间,由谁负责,在哪个场所,用什么方式销毁,这些记录必须可访问可追踪,并至少保存一年,而且,整个销毁过程可以依据客户的需求提供视频实时监督、销毁时现场的数码照片、视频录象等作为销毁文件,客户的文件已经被*销毁。
无法个人解决的文件纸质销毁有哪些:
1、大批量档案销毁:无论是因为搬家、档案到期、资料更新还是任何其他原因,可能会有大量文档需要粉碎;
2、高保密销毁:一些绝密级别文件的*保密,严重影响着部门、企业的声誉与发展,只有将这些文件进行高保密销毁,才能达到无法恢复的程度。
销毁涉密文件纸资料需要注意一下几点:
1、经过批准:应经过机关、单位主管审核批准,严禁个人私自销毁涉密文件资料;
2、手续完备:应当履行清点、登记手续;
3、场所合格:销毁工作应当在保密工作部门的销毁单位进行,严禁涉密文件资料流入旧货市场、再生资源集散市场等场所;
4、保存纪录:分发、领取、使用、清退、销毁涉密文件资料的原始纪录,应长期保存备查,不得随涉密文件资料一同销毁。
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